KTDC now has an opening for: 01 Operations Coordinator
Location: KTDC IELTS Training Center –
Nhiệm vụ chính / Key Responsibilities
Lên lịch & Quản lý lớp học
Scheduling & Class Management
- Lập kế hoạch và chốt lịch khai giảng lớp hàng tháng (LKG) dựa trên dữ liệu học viên, tình hình giữ chân học viên, nguồn lực giáo viên và lộ trình chương trình học.
Plan and finalize monthly class openings (LKG) based on student retention, teacher availability, and curriculum flow.
- Điều phối và cập nhật lịch dạy, phân công giáo viên phù hợp với chuyên môn, thời gian và tải công việc.
Coordinate class schedules and assign teachers according to expertise, availability, and workload balance.
- Thông báo và xác nhận kịp thời mọi thay đổi lịch học với giáo viên qua email và kênh nội bộ.
Communicate and confirm schedule changes promptly via email and internal channels.
- Cập nhật lịch lớp học hằng ngày và quản lý thay đổi phát sinh (đổi/hủy lớp, đổi giáo viên, chuyển lớp, thay đổi cấp độ).
Update class schedules daily and manage changes such as postponements, cancellations, level changes, and teacher reassignment.
- Sắp xếp và điều chỉnh phòng học hợp lý nhằm tránh xung đột và hạn chế thay đổi không cần thiết.
Assign and adjust classrooms to minimize conflicts and unnecessary room changes.
- Quản lý lịch kiểm tra đầu vào (Placement Test) và phân công giáo viên phù hợp.
Manage placement test schedules and teacher assignments.
- Xử lý các tình huống đột xuất (giáo viên nghỉ ốm, nghỉ phép) và đảm bảo lớp học được cover đầy đủ.
Handle ad-hoc issues such as teacher sick leave and urgent schedule adjustments.
- Theo dõi và cân đối tải công việc giáo viên để tránh quá tải hoặc phân bổ không đồng đều.
Monitor and balance teacher workload to avoid over- or under-utilization.
- Phối hợp với bộ phận Sales/Marketing để dự báo nhu cầu mở lớp trong tương lai.
Coordinate with Sales/Marketing to forecast future class demand.
Hỗ trợ giáo viên & Điều phối tuyển dụng
Teacher Support & Recruitment Coordination
- Điều phối lịch dạy Demo & Observation cho giáo viên mới theo tiêu chí tuyển dụng và năng lực vận hành.
Coordinate demo and observation class schedules for new teachers in line with recruitment criteria.
- Đảm bảo công tác sắp xếp không ảnh hưởng đến chất lượng lớp học đang diễn ra.
Ensure teaching quality is not disrupted during observation/demo arrangements.
- Theo dõi tiến độ Demo/Observation và cập nhật tình trạng cho bộ phận Academic/HR.
Track demo/observation completion status and update Academic/HR teams.
- Tổng hợp phản hồi từ học viên và nội bộ liên quan đến giáo viên, báo cáo đúng hạn cho bộ phận phụ trách chuyên môn.
Summarize student and internal feedback related to teachers and submit timely reports.
- Phát hiện sớm rủi ro vận hành liên quan đến giáo viên (thiếu giáo viên, quá tải) và báo cáo cấp quản lý.
Identify operational risks related to teacher availability and workload and escalate accordingly.
Công việc hành chính, dữ liệu & hệ thống
Administrative, Data & System Tasks
- Cập nhật hằng ngày và hằng tháng dữ liệu học tập: số lượng học viên, tình trạng lớp học, giờ giảng giáo viên.
Update daily and monthly academic tracking data (student numbers, class status, teacher teaching hours)
- Chuẩn bị và nộp báo cáo định kỳ cho Quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc (BOM).
Generate and submit periodic reports to direct manager and BOM.
- Chuẩn bị tài liệu, báo cáo học thuật và biên bản họp cho các cuộc họp tuần/tháng.
Prepare academic highlights, reports, and meeting minutes for weekly/monthly meetings.
- Thực hiện chấm công giáo viên và tính toán dữ liệu hoa hồng cho đội PCS, đảm bảo chính xác tuyệt đối.
Calculate teacher timesheets and PCS commission data accurately.
- Phối hợp với các phòng ban khác xử lý các yêu cầu đặc biệt (phòng học, hệ thống, hỗ trợ marketing).
Coordinate with other departments for special requests (room maintenance, system issues, marketing support).
- Kiểm tra chéo dữ liệu, chuẩn bị slide và thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Quản lý trực tiếp và BOM.
Perform data cross-checking, slide preparation, and other tasks assigned by Direct Manager and BOM.
- Hỗ trợ vận hành hệ thống CRM, LMS, hệ thống thanh toán và các nền tảng nội bộ khi cần thiết.
Provide operational support for CRM, LMS, payment systems, and internal platforms.
- Đảm bảo tính chính xác, nhất quán và đúng hạn của tất cả dữ liệu và báo cáo.
Ensure accuracy, consistency, and timely submission of all operational data and reports.
Job Requirements
- 3-5 years of experience in Academic Operations, Training Coordination, or similar roles
- Strong scheduling, coordination, and data management skills
- Proficient in Excel/Google Sheets; experience with CRM/LMS is a plus
- Detail-oriented, highly organized, and able to work under pressure
- Good communication skills in Vietnamese and English
- Operations mindset with strong ownership and accountability
Benefits
- Full-time position with a competitive salary (negotiable).
- Work in a professional international environment that fosters learning and growth.
- Receive developmental coaching and mentoring to enhance your career.
- Worldwide health insurance after probation period.
- Health & Social Insurance from the Government.
How to apply
To apply for this position, please send your full resume, contact details, and application letter to recruitment@ktdcgroup.com no later than Feb 15, 2026.
Title: Your name – Applying for Operation Coordinator.
We apologize that only selected candidates will be contacted. Thank you for your application!
